 |
Instrucţiuni pentru folosirea Modului PrivatLocalizareAuto.ro: Modul privat ajută firmele să respecte confidenţialitatea şoferilor atunci când autovehiculul este folosit în interes personal. |
Login Clienţi |
- Ce este Modul Privat
- Cum se activează pentru un vehicul
- Mod automat vs mod manual
- Mod Privat şi eTransport
- Ce utilizatori pot modifica Modul Privat
- Cum se vede pe Harta Flotă
- Cum apar datele în rapoarte
- Alertă email când Modul Privat este activat în timpul programului
- Recomandări de utilizare
- Întrebări frecvente
1. Ce este Modul Privat
Modul Privat este folosit atunci când maşina firmei este utilizată în interes personal. Când modul privat este activ, traseele GPS detaliate nu se salvează ca poziţii exacte. Sistemul păstrează doar informaţii sumare, cum ar fi durata şi distanţa deplasării private.
Acest mod este util pentru respectarea cerinţelor GDPR şi pentru separarea deplasărilor de serviciu de cele personale.
2. Cum se activează pentru un vehicul
Setarea se face din meniul platformei:
- Intraţi în Administrare > Administrare Vehicul.
- Selectaţi vehiculul dorit.
- Apăsaţi Editează.
- La câmpul Mod privat alegeţi una dintre opţiuni.
- Apăsaţi Modifică pentru salvare.
Opţiunile disponibile
- Dezactivat - vehiculul funcţionează normal, cu urmărire GPS obişnuită.
- Activat (mod manual) - Modul Privat este pornit manual şi rămâne activ până când este dezactivat manual.
- Conform programului de lucru (mod automat) - activarea şi dezactivarea Modului Privat se fac automat de către sistem, în funcţie de programul de lucru configurat în interfaţa web. Această opţiune poate fi setată doar de administrator din interfaţa web.
Mod automat: Conform programului de lucru
Nu mai trebuie făcut nimic manual. Dacă vehiculul este setat pe Conform programului de lucru, sistemul activează şi dezactivează singur Modul Privat în afara orelor de program (şi în program, dacă este cazul conform regulilor configurate).
Această setare se face doar de administrator, din interfaţa web, deoarece doar acolo se configurează programul de lucru al vehiculului. După aceea, comutarea între mod normal şi mod privat este automată.
În aplicaţia mobilă, când Modul Privat este activat automat deoarece vehiculul este în afara programului de lucru, apare mesajul că Modul Privat este activ conform programului de lucru. Utilizatorul poate dezactiva Modul Privat din aplicaţie, dar aplicaţia nu setează modul automat; dacă se activează manual din aplicaţie, activarea este permanentă până la dezactivare manuală.
Mod manual: Activat
Atenţie: în modul manual, Modul Privat rămâne activ până când este dezactivat explicit. La finalul perioadei în care maşina a fost folosită pentru uz personal, nu uitaţi să dezactivaţi Modul Privat.
Dacă rămâne activ din greşeală, vehiculul va continua să fie tratat ca fiind în uz personal: fără traseu detaliat şi, unde este cazul, fără transmitere date eTransport.
Mod Privat şi eTransport
Mare atenţie dacă folosiţi eTransport cu acel vehicul: în timpul Modului Privat (uz personal), datele GPS nu se transmit către eTransport/ANAF. Acest comportament este normal şi intenţionat.
Verificaţi înainte de plecare că Modul Privat este setat corect: pentru curse/deplasări de serviciu trebuie să fie dezactivat, iar pentru uz personal trebuie să fie activ. În mod automat (conform programului de lucru), comutarea se face singură; în mod manual, responsabilitatea revine utilizatorului.
3. Ce utilizatori pot modifica Modul Privat
Modificarea stării de Mod Privat este permisă doar utilizatorilor care au drepturile necesare. Pentru siguranţă, un utilizator normal nu poate schimba singur aceste drepturi.
Utilizator vipadmin - poate administra utilizatorii firmei, poate crea utilizatori noi şi poate modifica utilizatorii existenţi. Doar un utilizator de tip vipadmin poate transforma un utilizator normal în uservip_privat, astfel încât acel utilizator să poată seta singur Modul Privat.
Utilizator uservip_privat - poate modifica manual starea Modului Privat pentru vehiculele la care are acces, dar nu poate crea alţi utilizatori, nu poate acorda drepturi altor utilizatori şi nu poate seta modul automat Conform programului de lucru. Modul automat se setează doar de administrator din interfaţa web.
Dacă doriţi să modificaţi Modul Privat, dar nu aveţi drepturi, puteţi cere actualizarea utilizatorului:
- deschideţi un tichet în Sistemul de Asistenţă şi Suport LocalizareAuto.ro;
- sau trimiteţi email la suport.
Puteţi cere rolul uservip_privat, dacă doriţi doar să modificaţi statusul privat, sau rolul vipadmin, dacă trebuie să creaţi utilizatori, să modificaţi utilizatori existenţi şi să le acordaţi dreptul de Mod Privat.
4. Cum se vede pe Harta Flotă
Pe Harta Flotă, vehiculele aflate în Mod Privat sunt evidenţiate cu culoarea mov:
- Mov - vehicul în Mod Privat.
- ID-ul vehiculului din lista din stânga are fundal mov.
- Markerul de pe hartă este tot mov.
- Butonul Actualizează şi funcţia Auto actualizează automat starea.
Dacă un vehicul intră sau iese din Mod Privat, culoarea se schimbă la următoarea actualizare a hărţii.
În aplicaţia mobilă, dacă vehiculul este în Mod Privat automat deoarece este în afara programului de lucru, se afişează un mesaj explicit: Modul Privat este activ conform programului de lucru.
5. Cum apar datele în rapoarte
În timpul Modului Privat, sistemul nu afişează traseul detaliat al deplasării. În schimb, poate afişa informaţii sumare:
- vehiculul;
- intervalul de timp;
- durata deplasării private;
- distanţa aproximativă sau calculată;
- sursa activării: dispozitiv, program de lucru sau administrator.
6. Alertă email pentru Mod Privat în timpul programului
Pentru fiecare vehicul se poate activa o notificare prin email atunci când Modul Privat este activat în timpul programului de lucru configurat.
- Intraţi în Administrare > Administrare Vehicul.
- Selectaţi vehiculul şi apăsaţi Editează.
- La secţiunea Mod Privat, bifaţi opţiunea de alertă pentru programul de lucru, dacă este disponibilă.
- Verificaţi că utilizatorii/administratorii care trebuie anunţaţi au adrese de email valide.
7. Recomandări de utilizare
- Preferaţi Conform programului de lucru dacă doriţi ca activarea/dezactivarea să fie automată, fără intervenţie manuală la fiecare cursă.
- Configuraţi corect programul de lucru al vehiculului înainte de a folosi modul automat.
- În modul manual (Activat), dezactivaţi Modul Privat imediat după ce s-a terminat perioada de uz personal.
- Pentru vehicule cu eTransport: confirmaţi starea Modului Privat înainte de fiecare deplasare de serviciu; în mod privat, datele nu se trimit la ANAF.
- Explicaţi şoferilor când au voie să folosească Modul Privat.
- Verificaţi periodic rapoartele pentru intervalele private.
- Folosiţi alerta email pentru cazurile în care Modul Privat este activat în timpul programului.
8. Întrebări frecvente
Se mai salvează poziţiile GPS exacte când Modul Privat este activ?
Nu. Pentru intervalele private, traseul detaliat nu este salvat/afişat ca o deplasare normală. Se păstrează doar informaţiile necesare pentru sumar.
De ce apare pe hartă culoarea mov?
Culoarea mov indică faptul că vehiculul este în Mod Privat. Aceeaşi culoare apare şi în legenda hărţii.
Ce înseamnă sursa Modului Privat?
Sursa arată de unde a fost activat modul: de la dispozitiv, conform programului de lucru sau manual de către administrator.
Pot vedea unde a mers exact vehiculul în Mod Privat?
Nu. Scopul Modului Privat este să protejeze traseul personal. În rapoarte se vede doar sumarul deplasării.
Se trimit date eTransport când Modul Privat este activ?
Nu. În perioada de uz personal, datele GPS nu se transmit către eTransport. Pentru deplasări de serviciu, Modul Privat trebuie să fie dezactivat (manual sau automat, după setarea aleasă).
Trebuie să activez/dezactivez manual Modul Privat la "Conform programului de lucru"?
Nu. În această setare, sistemul face comutarea automat. Programul de lucru trebuie configurat corect în interfaţa web, de către administrator. Aplicaţia mobilă poate afişa starea automată şi poate dezactiva Modul Privat, dar nu poate seta valoarea Conform programului de lucru.